Afin de contrôler la tenue des règles de l’OTR, les autorités procèdent de plus en plus souvent, en parallèle des contrôles de police sur le terrain, à des contrôles en entreprise. Ces derniers peuvent coûter très cher aux contrevenants! C’est pourquoi nous allons vous expliquer dans cet article comment éviter une amende salée!

Pourqui doit-on établir un rapport OTR? Qui est considéré comme chauffeur au sens de la loi? Il doit être établi un rapport pour chaque employé effectuant des transports soumis à l’OTR 1, couvrant les derniers 6 mois. Lorsque le disponent ou le mécanicien conduit 6 jours par année, il est également catégorisé comme chauffeur, et on doit donc lui établir un rapport contenant chaque jour de l’année.

Le registre selon l’article 16 de l’OTR regroupe toutes les activités effectuées par un chauffeur professionnel. Il contient tous les temps de conduite, de travail, et de repos. Mais ce n’est pas tout, il doit permettre de justifier de l’occupation d’un collaborateur soumis à l’OTR pour chaque jour. Il conviendra ainsi de joindre les justificatifs concernant les vacances, les congés maladie, ainsi que tous les temps de travail qui ne sont pas enregistrés sur la carte.

Chaque chauffeur doit posséder une carte de tachygraphe. Toutes les activités de conduite et de travail effectuées par le chauffeur au volant de son camion sont enregistrées sur cette dernière. C’est pourquoi il est important de savoir utiliser cet appareil.

Par « données brutes » on entend tout justificatif de l’activité d’un chauffeur. Les données extraites de la carte de conducteur ou du tachygraphe en sont un exemple. Mais il existe également une grande quantité de type de données brutes : certificat maladie, feuille de timbrage, demande de vacances, attestation de cours, etc. Le regroupement de toutes ces données brutes produit le registre OTR.

Les corrections apportées au rapports doivent être documentées de manière précise. Qui, et surtout pourquoi une modification a été apportée. Dans TachiFox 3 par exemple, les données peuvent être modifiées afin de corriger les erreurs et obtenir une représentation la plus proche possible de la réalité. Les valeurs contenues dans les fichiers de données brutes de la carte ou du tachygraphe ne peuvent par contre en aucun cas être modifiées. Lorsque l’on affiche le rapport, ce sont les données corrigées qui sont affichées. On doit être capable, évidemment, de pouvoir justifier les différences entre les données brutes et le rapport, et ce même trois ans après.

Lors d’un contrôle d’entreprise, il est courant que le contrôleur demande d’une part les données brutes, et d’autre part le registre des temps de travail OTR. et d’autre part le registre des temps de travail OTR. Les données brutes ne pouvant être altérées, elles servent à contrôler l’exactitude des informations inscrites dans le registre, ainsi qu’à détecter d’éventuelles anomalies (tentatives de falsification, incohérences, par exemple).

Cette tâche demandant un certain investissement en temps, TachiFox 3 Pro a été conçu de manière à faciliter la saisie manuelle des autres données brutes, dans le but de réduire la charge de travail liée au registre OTR. L’interface simple vous permet de prendre rapidement en main le logiciel. Le registre se présente sous la forme de rapports mensuels individuels.

Avec TachiFox 3 Pro, vous avez également la possibilité de donner un accès à vos chauffeurs. Ces derniers pourront alors remplir eux-même leurs heures de travail hors carte de tachygraphe (par exemple conduite d’un 3.5t, travail au dépôt, à l’atelier ou sur un chantier). Vous disposez également d’un contrôle sur les modifications effectuées. Cela vous permet de réduire la charge de travail administratif. En outre, le chauffeur dispose à tout moment d’un aperçu actualisé de ses heures de travail et peut donc mieux tenir compte de l’OTR.