OTR – plus simple que jamais
L’OTR est un règlement complémentaire au Loi sur le travail spécifiquement pour les chauffeurs. Elle régit la durée du travail et du repos ainsi que leur documentation par l’employeur. TachiFox Pro organise le processus de gestion du temps de travail. de saisie et d’enregistrement des temps de travail et de de l’employé n’a jamais été aussi simple.
Le règlement sur la durée du travail et du repos s’applique à tous ceux qui conduisent des camions ou des bus à titre professionnel, quelle que soit la fréquence. La différence avec la documentation du temps de travail des autres employés est l’obligation d’enregistrement complet des temps de repos quotidiens et hebdomadaires. De plus, le temps de travail moyen doit être calculé.
Pour calculer ces trois valeurs sans erreur, il faut une documentation complète de chaque jour du calendrier. Vacances, maladie, école professionnelle, travail dans un bureau, un atelier ou un entrepôt, estimation des étudiants, estimation de la femme au foyer ou de l’agriculteur. Tout cela doit être enregistré sans faille.
Cette documentation apporte beaucoup de travail administratif à une entreprise. Cela touche particulièrement les entreprises dont l’activité principale n’est pas le transport. Un exemple est le chantier naval, qui a son propre camion spécial. Dans une telle entreprise, tous les employés, potentiellement les chauffeurs, sont soumis en permanence à l’OTR. Si un employé conduit le camion deux jours par mois, l’ensemble du temps de travail et de loisirs doit être rapporté tout au long de l’année.
Ceci est le rapport OTR. Un autre exemple typique est l’exploitation agricole familiale. Un agriculteur reprend l’exploitation de son père en tant que propriétaire. Le père est toujours employé dans l’exploitation, en tant que collaborateur agricole. Si le père est employé et conduit le camion de l’entreprise, c’est d’abord la durée maximale moyenne de travail de 48 heures qui s’applique, et non plus les 55 heures de la CCT agricole. En outre, l’ensemble du temps de travail et de loisirs doit être documenté dans le rapport OTR.
Rapport de l’OTR
Le rapport OTR est décrit dans l’article 16 du règlement. Ainsi, chaque employeur doit établir un relevé mensuel du temps de travail pour chaque employé. Comme les temps de repos doivent également être documentés, le temps consacré au rapport est immense. Celui qui ne fait que lire la carte de conducteur ne fait que 20 % des tâches. Les autorités exigent un rapport contenant des informations sur le temps de travail, le temps de conduite et le temps de repos. Celui qui emploie des chauffeurs qui travaillent à côté ou qui sont indépendants doit également enregistrer ces heures de travail.
Beaucoup de données brutes
Dans tous les exemples, les données dites brutes sont différentes. Les données brutes sont tous les types de documents qui attestent des extraits du temps de travail ou de loisirs mensuel. Il s’agit entre autres de la carte de conducteur et du disque de tachygraphe. Toutefois, les vacances et les congés maladie en font également partie. Ensuite, si un employé ne fait pas que conduire des camions, d’autres enregistrements de temps de travail viennent s’ajouter. Il peut s’agir de rapports de travail manuscrits ou d’enregistrements de systèmes de pointage.
Aucun de ces documents bruts ne contient 100% de toutes les données pour un mois. Même pour un chauffeur professionnel, d’autres données brutes sont produites en plus de la carte de conducteur. Comme les fiches de vacances ou les certificats de maladie. Toutes ces données brutes analogiques et numériques doivent être rassemblées à la fin du mois pour chaque employé individuellement dans un aperçu mensuel complet. C’est le rapport OTR.
Ce rapport OTR est un résumé de toutes les données brutes. Ces données brutes non modifiées, c’est-à-dire les feuilles d’heures manuscrites, les disques de tachygraphes, les fiches de vacances et autres, mais aussi les données numériques comme celles de la carte de conducteur, doivent être conservées pendant 3 ans. L’établissement de ce rapport mensuel représente beaucoup de travail administratif pour l’employeur. Aujourd’hui encore, on a des données analogiques. Ceux-ci doivent toujours être saisis manuellement dans le logiciel OTR.
Le temps de travail en back office est énorme. C’est pourquoi le TachiFox Pro a été perfectionné. TachiFox Pro aide à intégrer efficacement le processus de documentation permanente du temps de travail et de loisirs des employés dans le fonctionnement de l’entreprise. Il est possible de donner un accès à chaque employé. Celui-ci peut ainsi saisir lui-même son temps de travail. Le secrétariat n’a plus qu’à contrôler les entrées. Le gain de temps est énorme. Afin de pouvoir organiser le flux de travail de manière flexible au sein de l’entreprise, TachiFox a été développé en tant que logiciel cloud. Avec les accessoires correspondants, il est possible de travailler dans le navigateur à partir de n’importe quel système d’exploitation. Il est même possible d’effectuer toutes les tâches depuis un smartphone.