Die Arbeits- und Ruhezeitverordnung gilt für alle, die gewerblich LKW oder Bus fahren, egal wie häufig. Der Unterschied zur Arbeitszeit-Dokumentation von anderen Angestellten ist die umfassende Aufzeichnungspflicht der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten. Zudem muss die durchschnittliche Arbeitszeit berechnet werden.

Um diese drei Werte fehlerfrei zu berechnen, bedarf es einer lückenlosen Dokumentation eines jeden Kalendertages. Ferien, Krankheit, Gewerbeschule, Arbeiten im Büro, Werkstatt oder Lager, Einschätzung von Studenten, Einschätzung der Hausfrau oder des Landwirtes. All das muss lückenlos aufgezeichnet werden.

Diese Dokumentation bringt sehr viel administrative Arbeit für einen Betrieb. Dies trifft besonders Betriebe, deren Kerngeschäft nicht der Transport ist. Ein Beispiel ist die Bootswerft, die einen eigenen speziellen Lastwagen hat. In so einem Betrieb fallen alle Angestellten, potenziellen Fahrer, dauernd unter die ARV. Wenn ein Angestellter an zwei Tagen pro Monat den Lastwagen fährt, muss das ganze Jahr über die komplette Arbeits- und Freizeit rapportiert werden.

Dies ist der ARV-Rapport. Ein anderes typisches Beispiel ist der familiäre Landwirtschaftsbetrieb. Ein Landwirt übernimmt den Betrieb seines Vaters als Inhaber. Der Vater ist weiterhin im Betrieb angestellt, als landwirtschaftlicher Mitarbeiter. Wenn der Vater als Angestellter den betriebseigenen Lastwagen lenkt, gilt erstens die durchschnittliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden und nicht mehr die 55 Stunden des Landwirtschaft GAV. Zudem muss die komplette Arbeits- und Freizeit im ARV-Rapport dokumentiert werden.

Viele Rohdaten

In allen Beispielen fallen unterschiedliche sogenannte Rohdaten an. Rohdaten sind alle Arten von Dokumenten, die Ausschnitte der monatlichen Arbeits- oder Freizeit belegen. Unter anderem sind das die Fahrerkarte und die Tachoscheibe. Es gehören jedoch auch Ferien- und Krankmeldungen dazu. Wenn dann ein Angestellter nicht nur Lastwagen fährt, kommen noch andere Arbeitszeitaufzeichnungen dazu. Das können handschriftliche Arbeitsrapporte sein sowie Aufzeichnungen von Stempelsystemen.

Keine dieser Rohdokumente enthält 100% aller Daten für einen Monat. Selbst bei einem Berufschauffeur fallen andere Rohdaten neben der Fahrerkarte an. Wie die Ferienzettel oder die Krankenzeugnisse. Alle diese analogen und digitalen Rohdaten müssen am Ende des Monats für jeden Angestellten einzeln in einer vollständigen Monatsübersicht zusammengetragen werden. Das ist der ARV-Rapport.

Dieser ARV-Rapport ist eine Zusammenfassung aller Rohdaten. Diese unveränderten Rohdaten, also handgeschriebenen Stundenzettel, Tachoscheiben, Ferienzettel u.a., aber auch digitale Daten wie von der Fahrerkarte, müssen für 3 Jahre aufbewahrt werden. Das Erstellen dieses Monatsrapports bedeutet viel administrative Arbeit für den Arbeitgeber. Auch heute noch hat man analoge Daten. Diese müssen immer von Hand in die ARV-Software eingegeben werden.

Der Arbeitszeitaufwand im Back Office ist enorm. Darum wurde TachiFox Pro weiterentwickelt. TachiFox Pro hilft den Prozess der ständigen Dokumentation der Arbeits- und Freizeit der Angestellten effizient in den Betriebsablauf zu integrieren. Es besteht die Möglichkeit, jedem Angestellten einen Zugang zu geben. Dieser kann so seine Arbeitszeit selber erfassen. Das Sekretariat muss die Eingaben nur noch kontrollieren. Die Zeitersparnis ist enorm. Um den Workflow im Unternehmen flexibel gestalten zu können, wurde TachiFox als Cloud Software entwickelt. Mit dem entsprechenden Zubehör kann von jedem beliebigen Betriebssystem im Browser gearbeitet werden. Sogar vom Smartphone aus ist es möglich, alle Arbeiten zu erledigen.